Allgemeine Geschäftsbedingungen der Tagungshäuser des Bistums Würzburg

1. Allgemeines

Die Gastveranstaltung steht in der Verantwortung des Bestellers/Veranstalters. Die Planung und Durchführung der Veranstaltung obliegt dem Zuständigkeitsbereich des Veranstalters. Verwaltungsaufgaben (Entgegennahme von Ab- und Anmeldungen, Sekretariatsarbeiten, etc.) können in der Regel vom Haus nicht übernommen werden.

2. Buchung und Vertragsabschluss

• Der Termin einer Gastveranstaltung gilt für beide Vertragspartner als verbindlich vereinbart, sobald dem Haus der ausgefüllte Belegungsvertrag vorliegt. Der Belegungsvertrag kommt somit grundsätzlich durch Schriftform zustande. Er gilt auch als abgeschlossen, sobald die bestellten Leistungen zugesagt oder, falls eine schriftliche Zusage aus Zeitgründen nicht mehr möglich war, bereitgestellt worden sind.
• Änderungen und Ergänzungen bedürfen ebenfalls der Schriftform. Mündliche Nebenabreden können nicht getroffen werden.
• Vorreservierungen oder die Kontingentierung von Zimmern und Seminarräumen sind für beide Vertragspartner bindend. Das Haus behält sich das Recht vor, nach Ablauf der Optionsfrist Seminarräume und Zimmer anderweitig zu vergeben.
• Um einen ordnungsgemäßen Ablauf der Veranstaltung von Seiten des Hauses zu gewährleisten, ist es erforderlich, dem Haus rechtzeitig bis zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn ein Programm und eine Liste der Teilnehmer zur Verfügung zu stellen.

3. Vergabe der Tagungsräume und Zimmer

• Dem Veranstalter werden die reservierten Tagungs- und Gruppenräume zu der vereinbarten Zeit zur Verfügung gestellt. Eine Verlängerung der Inanspruchnahme dieser Räume bedarf der vorherigen Absprache mit dem Haus.
• Die reservierten Zimmer stehen dem Veranstalter am Abreisetag bis 9.00 Uhr zur Verfügung.
• Das Haus behält sich die Zuweisung bestimmter Zimmer und Seminarräume vor, die der Anzahl der gemeldeten Teilnehmer entsprechen. Sollten aus gegebenem Anlass bestimmte Zimmer nicht zur Verfügung stehen, so verpflichtet sich das Haus, einen gleichwertigen Ersatz, auch außerhalb des Hauses, bereitzustellen.

4. Stornierung

• Wird die Buchung von Zimmern, Seminarräumen, Verpflegung, und ggf. weiterer Leistungen nicht rechtzeitig schriftlich storniert, ist das Haus berechtigt Ausfallgebühren in Rechnung zu stellen.
• Berechnet werden die Preise, die bei der Reservierungsbestätigung angegeben wurden bzw. die Preise, die zu Beginn der Veranstaltung Gültigkeit haben. Sonderleistungen werden gesondert berechnet.
• Stornierungen / Teilstornierungen: Bei Stornierungen und Teilstornierungen der gemeldeten Teilnehmer – die nur in schriftlicher Form anerkannt werden – wird ein Ausfallgeld erhoben und zwar nach folgender Staffelung:

• weniger als 3 Monate vor Tagungsbeginn: 10 % der gebuchten Leistungen
• weniger als 2 Monate vor Tagungsbeginn: 30 % der gebuchten Leistungen
• weniger als 1 Monat vor Tagungsbeginn: 50 % der gebuchten Leistungen
• weniger als 1 Woche vor Tagungsbeginn: 60 % der gebuchten Leistungen
• weniger als 4 Tage vor Tagungsbeginn: 100 % der gebuchten Leistungen

• Bei einer Absage von mehr als 3 Monaten vor Tagungsbeginn berechnen wir eine Bearbeitungsgebühr von 30,00 EUR. Dem Gastveranstalter ist es gestattet nachzuweisen, dass ein Schaden nicht oder nicht in dieser Höhe entstanden ist.Verzicht auf Mahlzeiten: Von den Kursteilnehmern nicht eingenommene Mahlzeiten werden voll berechnet. Diese Regelung gilt auch, wenn am An- oder Abreisetag eine vereinbarte Mahlzeit nicht eingenommen wird.
• Werden kurzfristige Buchungen (ab 8 Wochen vor Tagungsbeginn) zwei Wochen oder kürzer vor Veranstaltungsbeginn reduziert oder annulliert, wird eine Stornogebühr in Höhe von 75 % der entfallenen Leistungen erhoben.
• Die Reduzierung von Sonderleistungen (Buffets etc.) und die Abbestellung von Medien ist bis zu 4 Tage vor Veranstaltungsbeginn kostenlos. Ab diesem Zeitpunkt wird die bestellte Leistung zu 100 % berechnet.
• Für nicht in Anspruch genommene Zimmer und Seminarräume bemüht sich das Haus um anderweitige Vermietung. Bis zur Vergabe an Dritte hat der Vertragspartner für die vertraglich reservierten Zimmer, Seminarräume sowie sonstigen Leistungen im Rahmen der vereinbarten Vertragsdauer unter Berücksichtigung der vorgenannten Kostenregelungen den errechneten Betrag zu zahlen. Maßgebend für die Rechtzeitigkeit der Stornierung ist der Zugang der schriftlichen Stornierungsanzeige beim Haus.
• Stellt sich nach Vertragsabschluss heraus, dass die mit dem Besteller/Gastveranstalter abge-schlossene Veranstaltung den reibungslosen Tagungsbetrieb, die Sicherheit oder den Ruf des Hauses zu gefährden droht, so kann das Haus vom Vertrag zurücktreten, oder die Fortsetzung der Veranstaltung untersagen. Dies gilt insbesondere dann, wenn das Haus über den wahren Zweck der Veranstaltung bei Vertragsabschluss durch den Besteller/Gastveranstalter nicht hinreichend informiert worden ist, oder wenn die Veranstaltung gegen die katholische Kirche, ihre Glaubensbetätigung und ihr Wirken in der Gesellschaft gerichtet ist oder geeignet ist, das Ansehen der Kirche sowie ihre Glaubens- und Sittenlehre zu bekämpfen oder herabzusetzen.

5. Rechnungswesen

• Die Kosten der Veranstaltung werden in einer Gesamtrechnung zusammengefasst und dem im Vertrag angegebenen Rechnungsempfänger zugeteilt.
• Das Haus ist in der Regel nicht in der Lage, Einzelbeträge von Teilnehmern von Gastveranstaltungen zu vereinnahmen. Sollte ausnahmsweise das Haus diese Dienstleistung übernehmen, so sind die dem Haus entstehenden Kosten vom Gastveranstalter zusätzlich zu den Tagungsgebühren zu übernehmen.
• Die bei Gruppenbuchungen bestellten Leistungen (wie z. B. Mahlzeiten etc.) werden durchgängig berechnet.

• Die in Rechnung gestellten Leistungen sind innerhalb einer Frist von 14 Tagen zahlbar. Das Haus behält sich vor, danach Verzugszinsen zu erheben.

6. Preisangleichung

• Bei Buchungen, die das Folgejahr bzw. Folgejahre betreffen, behält sich das Haus das Recht vor, Preisänderungen ohne vorherige Ankündigung vorzunehmen. Bei Preiserhöhungen von über 5% steht dem Veranstalter ein Sonderkündigungsrecht zu. Eine Erhöhung der Umsatz-steuer nach Vertragsabschluss geht zu Lasten des Veranstalters.
• Sollte es zu Preisänderungen kommen für Leistungen, die die Hausverwaltung im Namen und Auftrag des Veranstalters vergeben hat, werden diese in voller Höhe weitergegeben.

7. Haftung

• Dem Veranstalter obliegt für die Veranstaltung die Aufsichtspflicht und die Verkehrs-sicherungspflicht, soweit diese dem Hauseigentümer nicht kraft Gesetzes obliegt. In solchen Fällen beschränkt sich die Haftung auf die akute Schadens- und Unfallvermeidung.
• Für mitgebrachte Wertgegenstände (auch im Seminarraum) übernimmt das Haus keine Haftung.
• Der Veranstalter haftet für Beschädigungen der Einrichtung oder des Inventars im Haus ohne Verschuldensnachweis. Das Anbringen von Dekorationsmaterial oder sonstigen Gegenständen ist nur mit Zustimmung des Hauses gestattet.
• Haftungen für Diebstahl oder Beschädigungen von Gegenständen des Veranstalters oder seiner Teilnehmer kann das Haus nicht übernehmen, es sei denn diese wurden von ihm vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht.
• Störungen an zur Verfügung gestellten technischen oder sonstigen Einrichtungen werden, soweit möglich, sofort beseitigt. Eine Einbehaltung oder Minderung von Zahlungen kann jedoch nicht vorgenommen werden, es sei denn, die Durchführung der Veranstaltung wird hierdurch über einen längeren Zeitraum unzumutbar beeinträchtigt.

• Bei Störungen oder Gesamtausfall von Internet-/Telefondienstleistungen haftet das Haus nur für hauseigene Störungen, nicht jedoch für Störungen des Telekommunikations-Dienstleistungserbringers wie z. B. der Telekom, Arcor, Vodafone, etc.

8. Sonstiges

• Der Verzehr von mitgebrachten Speisen und Getränken ist grundsätzlich nicht zulässig. Ausnahmeregelungen bedürfen der ausdrücklichen Vereinbarung, die auch eine entsprechende Kostenregelung („Korkgeld“) einschließt. Das Haus haftet in diesem Falle nicht bei möglichen Erkrankungen von Teilnehmer/innen, die auf die mitgebrachten Speisen und Getränke zurückzuführen sind. Der Veranstalter haftet dafür, dass seine Teilnehmer entsprechend informiert sind und diese Regelung einhalten.
• Das Mitbringen von Tieren ist nicht gestattet.
• Nachtruhe besteht zwischen 22.00 Uhr und 7.00 Uhr.